Første step var en analyse, der kunne kortlægge potentialet ved en outsourcing kontra potentialet ved en optimering af egen distribution.  Det blev hurtigt klart at fordelene ved en outsourcing var så store, at det var den vej det videre projekt skulle gå.

Efter en grundig beskrivelse af de opgaver, der skulle outsources, blev et antal logistikleverandører inviteret til at give tilbud på opgaven.  Opgaven der skulle overtages af 3. part var distribution af varer fra Saniståls 2 centrallagre til den eksterne leverandørs egne hubs, hvor varerne skulle sorteres til den enkelte kunde og herefter leveres på kundens adresse. Efter gennemgang af de forskellige tilbud faldt valget på én leverandør til alle segmenter, nemlig Danske Fragtmænd.

Efter valget af samarbejdspartner startede projektet for alvor. IT systemerne skulle tilrettes og et helt nyt ordresystem skulle udvikles. Det nye ordresystem var en nødvendighed, da det nye samarbejde indbefattede nye fleksible løsninger som skulle implementeres helt ud til kunderne – bl.a. muligheden for fravalg af kranleverancer, 2 dags leveringer og andre kundetilpassede leveringsformer.

Sanistål havde op til projektet været igennem flere lager- og distributionsprojekter, som har påvirket kundeleverancerne negativt. Der var derfor stor fokus på at inddrage salgsorganisationen, så de kunne bidrage gennem hele projektet og til sidst have ejerskab af den endelige løsning. Dette var grundlaget for en succesfuld implementering, især da implementeringen også indbefattede et nyt ordresystem og andre salgsrelaterede tilpasninger.

Metoden var højfrekvente (hver anden uge) referencegruppe salg møder, hvor beslutninger i projektet hele tiden blev koordineret med nøglepersoner fra salg. Referencegruppen var stor, men det var nødvendigt for at alle blev hørt og at alle opfattede projektet som ”deres” og ikke bare endnu et distributionsprojekt.  Resultatet udeblev heller ikke da salgsorganisationen gennem hele projektet udviste stor interesse og engagement for projektet, hvilket var hjørnestenen i projektets endelige succesfulde implementering.

Den 8. marts overtog Danske Fragtmænd al udkørsel af stykgods dag og nat fra Sanistål egen distribution.  Den 14. juni 2010 startede udkørsel af stålprodukter (kranleverancer) med Danske Fragtmænd og Sanistål lukkede deres egne distributionscentre, hvorefter den totale outsourcing var en realitet. Begge overgange var hektiske, men med hjælp fra alle involverede parter kom der hurtigt styr på de nye flow, og kunderne oplevede hurtigt en normaliseret leveringssituation. Den 23. august blev projektet overdraget til driften og der startede en ny fase med fokus på de afledte behov der er kommet i forbindelse med outsourcingen.

For 4IMPROVE har det været et spændende projekt, hvor det blev synliggjort at distributionsprojekter er meget andet end lastbiler og transport fra A til B. Inddragelse af hele organisationen og et velgennemført forandringsprojekt er en nødvendighed for at logistikeksperter, IT og salgsorganisationen løfter i samlet flok.

Sanistål og Danske Fragtmænd vil løbende optimere distributionen til gavn for alle så kunderne konstant vil opleve en udvikling indenfor distributionsområdet – det er nemlig stadig en kernekompetence hos Sanistål, der nu bare varetages af Danske fragtmænd.